Fases de una contratación

Desde la intención de llevar a cabo una contratación de servicios de ingeniería hasta su concreción, se suceden una serie de fases. Básicamente se destacan:

• Elaboración del llamado

  Comprende la recopilación de información, estudios, las bases del Concurso (Pliego de Bases y Condiciones). Definición de los criterios de evaluación, los modelos de notas, declaraciones, formas de presentar los antecedentes y garantías.  
  
  Elaboración de los Términos de Referencia, las condiciones generales y especiales del contrato, y la justificación de los servicios a contratar.
  
  - Pliego de Bases y Condiciones
  
  Tiene por objeto establecer: i) las reglas y procedimientos sobre las cuales se realiza el concurso, de forma de asegurar principios de igualdad; ii) las obligaciones que contraen y los derechos que adquieren el Contratante y el Oferente que presenta una propuesta y quien resulta adjudicatario.
  
  - Términos de referencia (TDR)
  
  Contienen el alcance de los servicios requeridos, ajustado al presupuesto. Deben definir con claridad los objetivos y las metas a alcanzar, con los plazos de ejecución, presupuesto oficial detallado y forma de pago prevista. Han de enumerar los servicios y los estudios necesarios para llevar a cabo el trabajo, así como los resultados esperados. Contendrán información básica relacionada directamente con el trabajo a contratar (lista de estudios y datos básicos existentes) en un grado de detalle que permita a las consultoras la preparación correcta de sus respectivas ofertas y el plan de pagos propuesto conforme a la necesidad de flujo financiero, en consonancia con la secuencias de entregas.
  
  Se debe permitir a los concursantes tener la libertad de proponer su propia metodología y el personal a asignar para el mejor desarrollo del trabajo.
  
  En los términos de referencia se deberá especificar sí se ha previsto continuidad para trabajos posteriores.
  
  - Presupuesto oficial
  
  Todo servicio a ser concursado, requiere contar con un presupuesto determinado por profesionales con experiencia en el servicio a licitar. El mismo debe estar alineado con el alcance, objetivos de los servicios requeridos, nivel de profesionales solicitados, forma de pago, gastos asociados, impuestos, entre otros.  Para mayor información de la estructura de un presupuesto ingresar a la subsección “Presupuesto tipo” (hacer link a la Subsección “Presupuesto tipo”)

• Publicación
  

  Anuncio de la decisión del Comitente de realizar un estudio, ejecutar un proyecto, supervisar o inspeccionar la construcción de una obra o la provisión del equipamiento, invitando a participar en la competencia para los servicios de ingeniería respectivos, a firmas consultoras de ingeniería.
  
  
  

• Puesta a disposición de los interesados información

  a)    Descripción de los servicios de consultoría a contratar
  b)    Datos de base (físicos, ambientales, poblacionales, técnicos, económico- financieros y otros)
  c)    Criterio de preselección (para la ulterior invitación a participar en el concurso de adjudicación)
  
  
  

• Preselección (o precalificación)
  

  Esta fase resulta conveniente tanto para el Comitente como para los postulantes:
  
  a)    Circunscribir la preselección a las empresas con antecedentes en los servicios a contratar, simplificando la tarea de evaluación
  
  b)    Evitar a postulantes sin antecedentes el esfuerzo de preparar una presentación
  
  Al evaluar las propuestas, el Contratante utilizará todos los factores, métodos y criterios establecidos en los documentos de Precalificación o Selección. No corresponde el uso de ningún otro factor, metodología o criterio que no haya sido dado a conocer a las firmas consultoras en los documentos de precalificación o de licitación. Tampoco corresponde requerir más información que la estrictamente necesaria y habitual. Ello evita gastos innecesarios a las consultoras en su preparación y al Comitente, en su análisis.
  
  La preselección conduce a no menos de tres ni más de seis firmas, cuyos nombres se registran en una llamada "lista corta".
  
  
  

• Concurso – firma de contrato
  

  Es la fase en la que se selecciona una firma consultora conforme al método de selección establecido en la Bases de la Licitación. Concluye en la adjudicación del servicio por medio de un acto administrativo, para cerrar el proceso con la firma del contrato.